Receita Federal permite o uso de documentos digitais como prova
4 de novembro de 2019
A Receita Federal publicou no mês de outubro o Ato Declaratório Interpretativo nº 4, medida que regulamenta o armazenamento dos livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos neles efetuados em meio eletrônico, óptico ou equivalente.
O ato confere nova interpretação ao parágrafo único do art. 195 do Código Tributário Nacional, que dispõe que os documentos citados devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. Após a publicação do ato, amplia-se o conceito de conservação, passando-se a admitir que os documentos sejam armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente. Como se trata de uma interpretação, o efeito é retroativo, podendo ser aplicado nos processos em andamento.
O armazenamento nesses meios não modificará o valor probatório do documento original perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização. Contudo, será verificada os critérios de integridade e autenticidade do documento. Após a digitalização, é permitida a destruição dos documentos originais, salvo aqueles com valor histórico.
O ato foi elaborado com base na Lei da Liberdade Econômica, que regularizou a possibilidade de armazenamento de documentos públicos e privados em formato digital.
A medida pode diminuir consideravelmente o custo de armazenamento de arquivos que as empresas têm que arcar. A quantidade de documentos que o sistema jurídico brasileiro exige que sejam arquivados pelas empresas é alta, o que pode resultar na necessidade de dispor de grandes espaços para esse fim. No entanto, o ato é válido apenas na esfera federal, sendo necessário observar quais encaminhamentos serão tomados para os documentos exigidos pelo estado e pelo município.
